Este mes entró en vigor la obligatoriedad de presentar las facturas en formato electrónico a los Organismos Públicos cuando su importe sea superior a 5.000 €. Para el resto su presentación será voluntaria.

Hasta ahora existía la posibilidad de trabajar con la factura electrónica, siempre y cuando hubiese un acuerdo expreso entre emisor y receptor. Pero la obligatoriedad marcará un antes y un después en los procesos de facturación de las empresas españolas, en un principio con la Administración Pública pero en un futuro también entre empresas, porque una vez se hayan despejado las dudas y las empresas vayan adaptándose al cambio, rápidamente verán sus ventajas.

Las principales ventajas para las empresas se resumen en ahorro de costes de personal, consumibles y servicios derivados de no tener que gestionar, imprimir, enviar y almacenar las facturas. Procesos internos más ágiles y simples, ya que se reduce ampliamente el tiempo de gestión, evitando la realización de tareas repetidas, los errores humanos y la descoordinación. También se simplifican tareas como las relacionadas con su archivo, contabilización, almacenaje o búsqueda. Relacionado con todo lo anterior, se consigue también agilizar procesos muy importantes dentro de cualquier empresa como son los cobros y pagos.

También, y a pesar de que siempre se cita en último lugar pero no por ello es menos importante, está la protección del medioambiente. Ahorramos papel, consumibles y energía al no utilizar los dispositivos de impresión. Gispert es una empresa que está especializada desde hace 30 años en optimizar los servicios de impresión, hardware, gestión documental, software a medida y diseño de aplicaciones, entre otros servicios.

Podemos ayudarle a obtener todas estas ventajas y modernizar las empresas, integrando los sistemas de gestión empresarial con la emisión de facturas electrónicas y la gestión documental, todo en una misma plataforma, lo que hará más sencilla la organización de toda la documentación, siempre dispersa por los diferentes ordenadores de los usuarios y difícil de localizar cuando su volumen es elevado.

Nuestra plataforma de gestión documental incorpora un sistema OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) que permite la búsqueda “full text” en los contenidos de los documentos y la extracción de información (OCR zonal) de los mismos para la automatización de procesos, tales como la mecanización de las facturas de proveedores en los sistemas contables, eliminando la tediosa tarea de introducir manualmente la información de las facturas en los programas contables. Procesos automáticos de incorporación masiva de documentos al gestor documental permiten una rápida puesta en marcha de la plataforma y una mejora perceptible desde el primer momento.

En Gispert podemos ayudarles. Resuelva sus dudas llamando al 900 845 900.